ビジネスプロセスとは

ビジネスプロセスマネージメント

(Business Process Management)とは?

一般的に企業において、普段から行なっている日常業務では、ありとあらゆるプロセスが絡み合って成立しています。

一方、そこに新しい要望や環境の変化、または効率改善の必要に迫られた場合、どのように対応し行けば良いのでしょうか。

ビジネスプロセスマネージメントとは、ビジネスプロセス改善及び管理を行い、業務全体の効率を刷新する手法です。

業務プロセス改革の課題

企業は常に新しいニーズや要望、環境の変化にさらされています。

また組織の成長や業務の陳腐化により、日々効率改善の必要に迫られています。

では、実際にはどように検討し対策して行けば良いのでしょうか。

本サイトでは、業務の効率化や改善など、業務プロセス改革によりもたらされるメリットやその進め方について、

わかりやすく解説していきます。

業務のムダをなくしてROI向上させたい

業務の見える化を行い、ムダを抽出・改善してコストの削減を目指す。さらに売上効果が高い業務を特定し、選択と集中で改善する。

最適な人材活用したい

業務プロセスを見える化・標準化する事で、マニュアル作業を排除し、適材適所に人員を配置します。

リスク管理をきちんとしたい

属人化した業務を標準化することで、業務の滞留を回避します。プロセスに潜むリスクを特定し、潜在的なトラブルも未然に排除します。

短期間で業務改善

改善フローを定義し、短期間でシステム実装まで行います。従来の複雑なプロセスを整理することで、業務全体の効率も改善します。

売上増につながる施策をうちたい

業務の見える化、効率化をすることにより、営業に関連する業務のモレがなくなり、営業業務効率アップや売上機会を増加させます。

業務プロセス視点によるステージ判定

ステージ0

そもそも業務改善という意識がない

業務プロセス面

  • 業務のプロセスが定まっておらず、その場その場で対応している。
  • 規則や手順といったものが特に整備されていない。

課題・改善面

  • そもそも改善活動という概念がない。

ステージ1

初期段階として、特に業務プロセスが定義されていない、課題は明確にされておらず、その改善活動も実施されていない状況を指します。

業務プロセス面

  • 公式な業務のプロセスが定まっておらず、その場その場で個人がこれまでのプロセスを元に対応している。
  • 規則や手順といったものが特に整備されていない。

課題・改善面

  • 改善活動が行われておらず、そもそも何から手をつけるべきか? どのような課題があるのかわからない。
  • 課題と思われるものはわかるが、それが本当の課題なのかは判定できていない。

ステージ2

定義段階として、業務プロセスは公式に可視化され、マニュアルや手順書等が整備されているが、活用がされていない。課題も明確化・可視化されているが、その改善活動は実施されていない状況を指します。

業務プロセス面

  • 業務プロセスは公式に可視化され、そのマニュアルや手順書などが作成されている。
  • しかし、そのメンテナンスがされておらず形骸化し、埃がかぶっている。

課題・改善面

  • 課題は明確になっている、もしくは可視化はされている。
  • 結果、改善ポイントも大枠としては把握できている。
  • しかし、改善活動は行われていない。

ステージ3

管理段階として、業務プロセスが公式に可視化され定着しており、マニュアル等も利活用されている。また、課題に対しての改善活動が単発で行われている状況を指します。

業務プロセス面

  • 業務プロセスは公式に可視化され、そのマニュアルや手順書なども作成され、定着している。
  • マニュアル等もメンテナンスされており、利活用されている。

課題・改善面

  • 課題は明確・可視化されている。
  • 課題の改善活動も行われているが、継続的に実施されてはいない。

ステージ4

自動化段階として、業務プロセスがツールを利用して、一部自動化(徹底)されており、課題に対しての改善活動が単発で行われている状況を指します。

業務プロセス面

  • 業務プロセスは可視化され定着、かつツール等を利用して一部自動化(徹底)している。

課題・改善面

  • 課題は明確・可視化されている。
  • 課題の改善活動も行われているが、継続的に実施されてはいない。

ステージ5

ステージ5は継続進化段階として、ツールを使って業務プロセス全体を自動化・最適化(柔軟に変更)が行われており、改善活動のPDCAも継続的行われている状況を指します。

業務プロセス面

  • 業務プロセスは可視化・定着、かつ徹底している。
  • 規則や手順といったもののドキュメント化はもちろん、システムを活用し、そのプロセスが徹底されている。
  • 業務プロセスは可視化・定着、かつツール等を利用して業務プロセス全体を自動化・最適化している。
  • その業務プロセスも状況にあわせて柔軟に変更している。

課題・改善面

  • 改善活動のPDCA(Plan, Do, Check, Action)が継続的に行われている。
  • また、変化の激しい分野では、PDCAではなく自由に活動できる仕組みも用意している。

システム視点によるステージ判定

ステージ0

そもそもシステムを活用していない

  • 業務遂行は、紙、電話やFAXなどで実施している。

ステージ1

業務は電子メールとExcelやWord等などで実施している。

  • 各種資料はExcelやWordですべて作成。
  • 業務連絡は資料送付などは電話と電子メールを利用。

ステージ2

一部で業務遂行を支援するツール(ワークフロー等)があるが、システム連携なし。

  • ステージ1に加えて一部業務でワークフローツールを導入している。
  • ほかシステムと連携していないため、データ入力支援や他システムのデータ更新などはできない。

ステージ3

一部で業務遂行を支援するツール(ワークフロー等)があり、システム連携もしている。

  • ステージ1に加えて一部業務でワークフローやBPMツール等を導入している。
  • 他システムと連携しており、データ入力支援や他システムのデータ更新などができている。

ステージ4

業務全般でBPMツール等が使われており、業務遂行の支援が行われている。

  • また、各種システムとも連携がされており、データ入力支援や他システムのデータ更新などができている。

ステージ5

ステージ4に加え、業務がシームレスに実施でき、随時プロセスを変更できる柔軟な仕組みを持つ。

  • 業務全般でBPMツール等が使われており、業務遂行の自動化や支援が行われており、業務が分断されることなく遂行できる。
  • 各種システムとの連携はもちろん、業務プロセスも柔軟に簡単に変更できるような状態になっている。